Business Tip 22: Hallo, Zentrale!

Business Tip 22

Die Assistenz am Telefon ernst nehmen.

Der Business Tipp von connextions zum HÖREN:

      Business-Tipp_22

 

und zum LESEN…

Ich komme noch mal zurück auf den letzten Business Tipp. Heute vertiefen wir das Thema “Vorzimmer”, wie ich es nenne. Was machen wir, wenn wir als erstes eine Assistenz, Rezeption, Vorzimmerdame, Vorzimmerherren am Telefon haben?

Es gibt viele Anleitungen im Internet, die etwa heissen “wie komme ich vorbei an der Sekretärin”, “wie umgehe ich die Assistenz” u.ä. Und es gibt Trainer, die lehren, man sagt nur den Namen dessen, den man sprechen will, nichts weiter, zum Beispiel “Herrn Müller bitte” oder sogar ohne “bitte” – noch schlimmer! ; sie arbeiten also mit Einschüchterung… das ist schon gar nicht mein Ding!

Ich mache es anders. Ich sehe zu, dass ich schon bei der Assistenz ins Gespräch komme und Informationen erhalte. Manchmal entwickeln sich spannende, oft nette Gespräche. Manche wollen auch nicht mit mir reden. Das mag ich auch nicht so, klar. Dann denke ich aber einfach: “OK, wenn Sie wüssten, was ich so für Sie tun kann, z.B. mit Kontakten- oder wieviel Spaß es mir macht, Ihnen bei der Lösung Ihrer Probleme zu helfen, dann würden Sie mich hier nicht so abwürgen.”

Ein postives Beispiel mit der Dame eines Autohauses in Hamburg, wir sprachen öfter und dabei kamen wir auch über private Dinge ins Gespräch, zB über die Musik. Ihr Vater ist Musiker, wir singen im Chor… Das ist dann ein toller Anker für weitere Anrufe. Ich greife drauf zurück und schon ist das Vertrauen da. Und das alles ganz locker. Muss man es nicht gleich können, man kann das bei mir lernen!

Zweites Beispiel, wie schon im letzten Tipp erwähnt, die Dame am Telefon, die schon jahrelang in dem Maschinenbauunternehmen ist und jetzt “nur” noch einige Stunden in der Telefonzentrale arbeitet.  So ein Mensch ist doch an dieser Stelle Gold wert!

  • Beziehen Sie den Menschen in der Zentrale ein
  • nehmen ihn wichtig und ernst
  • behandeln Sie ihn wertschätzend
  • merken Sie sich den Namen
  • fragen Sie gegebenenfalls nach

Es kommt manchmal vor, dass die Assistenten ihren Namen nicht sagen wollen. Ich begründe die Frage nach dem persönlichen Namen, indem ich sage, wenn ich wieder anrufe, möchte ich doch wissen, ob ich Sie wieder dran habe und Sie mit Namen ansprechen. Dann spart bei weiteren Anrufen auch manche weitere Erklärung, weshalb ich mich melde. Denken Sie dran:

  • sie öffnen uns die Tür zu unserem Ansprechpartner
  • Sie wissen mit wem wir sprechen müssen oder können es herausfinden.
  • sie sind oft hilfsbereit
  • sie recherchieren ggf. und finden den AP für uns heraus
  • sie können nachfragen und uns Antworten geben – spart ggf Wiedervorlagen

Im Großen und Ganzen habe ich gute Erfahrungen mit meiner Vorgenesweise gemacht. Jeder Mensch möchte Anerkennung und erst genommen werden, das ist ein Grundbedürfnis.

Hin und wieder gibt es auch Fälle, wo es klare Anweisung im Unternehmen gibt einfach nicht durchzustellen und Akquise Anrufe knallhart abzuwimmeln – auch das kommt vor, man muss lernen, mit beidem umzugehen. Auf jeden Fall ist es immer einen Versuch wert, denjenigen, der zuerst am Telefon ist, ernst zu nehmen und gut zu behandeln.

Das war der Business Tipp 22. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim ausprobieren, beim telefonieren viel Spaß und freue mich auf Ihr Feedback und auf Ihre Fragen!

Telefonisch 04101 810222

oder per email

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